◆ パソコン勉強会 ◆
●フォルダとファイルを管理する （第10回：00/06/21、18:00）
参加者は７社で１３名でした。
４月に始めたこの会もいよいよ10回目を迎えました。
ここにきて暫くお休みしていた方が顔を出したりして、なかなか新鮮な雰囲気をかもし出しています。
さて前回までなかなか高度なＥｘｃｅｌの活用法を取り上げてきたのですが、実は基本的なＷｉｎｄｏｗｓの仕組みや使い方が理解されていないことがわかりましたので、今回はそれを取り上げることにしました。
今回のテーマは「フォルダとファイルの管理」です。
WordやＥｘｃｅｌというアプリケーションで複雑な文書や表を作るということに目が奪われがちですが、その前提条件として、自分で作成したファイルがどこにあって、どうやったら又開くことが出来るのかということをわかっていることが暗黙の了解となっています。
＜作業＞
１．My
Documentsはどこにあるのか確認する。
２．My
Documentsの中に「パソコン勉強会」という新規フォルダを作成する。
３．２．で作成した「パソコン勉強会」の中に、各個人の名前を付けたフォルダを作成する。
４．前回作成した「アルバイト勤務表」を「000614アルバイト勤務表」と名前を付けて、３で作成した個人フォルダに
５．２で作成した「パソコン勉強会」フォルダのショートカットを作成して、デスクトップに置く。ショートカットの名前は
「パソコン勉強会」とする。
＜ポイント＞
１．DOS/Ｖマシン（Windoesマシン）のドライブ名を理解する。
例） Ａドライブ：フロッピー、Cドライブ：ハードディスク、Ｄ：CD-ROM
※上記は基本で、そうでないものもある。
２．新規フォルダを作成し、フォルダの名前を変更する。
３．既存ファイルの名前を変更して、任意の場所（フォルダ）に保存する。
４．ショートカットを作成して、その名前を変更する。
出来る人にはあまりにも当たり前で、早い人であれば5分か10分あれば出来る作業なのですが、思いのほか時間がかかりました。結局この日の作業は上記の作業をこなすだけになりました。
まだ心もとない感じがしますので、又違う形でおさらいしたいと思います。
この他に、「情報の共有化」を最終的な目標にした場合、フォルダやファイルの名前をどう付ければ管理しやすいかという話もしました。
例えば、Ｅｘｃｅｌで「見積.xls」というファイルを作った場合、その中で「Ａ現場見積」、「Ｂ現場見積」・・・というようにシートを増やして作成している人が結構多くみられます。
この方法だと、後でファイルを検索しようとした場合、シートの名前になっているので「Ａ現場見積」としては検索できないことになります。
また現場数が増えた場合、そのまま「見積.xls」というファイルの中でシートを増やして保存するのかという問題も出てきます。仮に「見積２.xls」というファイルにした場合でも、「Ａ現場見積」はどのファイルに入れたのか覚えておかなければなりません。
それを避けるには、現場毎に「Ａ現場見積.xls」というファイル名を付け、「見積」と名前を付けたフォルダに保存しておくと管理がしやすくなります。
これはＷｏｒｄでも同じで、「見積.doc」というファイルの中にページ数を増やして管理しだすと、知らない人はお目当ての現場の見積を探すことは極めて困難になります。
もちろん、「そんなことはない！」とちゃんと管理をされている方もいらっしゃると思いますので、ひとつの方法論として捉えてもらえば結構です。要は過去に作成したものが再利用しやすくなっていればよいのです。
今回、参加者の有志の方から「一度、みんなで打ち上げをやりたい」という声が出まして、来月参加者の皆さんと外で集まることになりました。私の口からではなく、参加者の中からこういう話が出てくるのは大変ありがたいことだと思っております。
▼下の写真はこの日の様子です。クリックするとフルサイズになります。
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打ち上げはこの案内に・・・
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どこでやるのー？
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行ってみっかな・・・
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