◆ のーつ物語 ◆
●
ＩＳＯ文書管理アプリ、導入・設定（00/12/21〜12/22）
◆データベースのアクセス権限設定
今回はリコーのＩＳＯアプリケーションの「ＩＳＯ先案内人」の導入・設定です。
導入にあたって、各データベースのアクセス権限を設定しなくてはいけません。アクセス権限は「読むだけ」の人から「削除」までできるなんでもありの人まで様々です。情報公開という意味では、なんでもオープンにするのがベストなのですが、マニュアル・規定の作成段階においては公開する必要もありませんし、又誰でもなんでもありにしてしまうといつデータベースが削除されてしまうかわかりません。
私は一応管理者という立場になりますので、自分のパソコンからは何でもできてしまうので、アクセス権限が制限されてしまうという感覚がなかなかわかりません。それにいらないものはホイホイ捨ててしまう性格なので、深く考えもせずにデータベースを削除してしまいそうです。
何はともあれ、削除だけは気をつけてやらないといけません。
◆ノーツによる文書管理
2日目は「ＩＳＯ先案内人」の文書管理の概要を説明してもらいました。今回の講師は渡辺さんという方で、やはりノーツ導入を提案し始めた頃からいろいろ相談に乗ってもらっているＤＢ開発のスペシャリストです。
当社のＩＳＯ主管部門である品質保証部にも参加してもらいました。
当社のノーツ導入は、現在函館本社の一部だけなので完全に電子化された文書管理は不可能な状況です。当初、現場・支店に導入するまでの間、ＣＤ−ＲＯＭによる文書の配布等の暫定システムを構築しようかとも思いました。
しかし、結局それは1年前後で廃止するシステムですし、その為にかかる時間や、採用、廃止のときの説明にかかる手間を考えると、完全導入までは現在の紙主体のシステムでいったほうがよいと判断しました。
さて、その文書管理の流れですが、大きく考えると３つのフェーズに分けられます。
このシミュレーションを、私と三浦くんと渡辺さんの3人でやってみたのですが、必要な配役が、「作成者」、「事務局」、「審査者」、「承認者」、「配布先」となっており、一人二役をこなさなければなりませんでした。
その為、各フェーズで通知メールを受け取った私と三浦くんは、一体自分が誰の役の時にもらうメールなのか混乱してしまい、「私はだーれ？」状態になってしまいました、(^^ゞ
また、リコーで開発されたアプリケーションなので、使用する用語についても違和感を感じる人も出てくるかもしれません。例えば、規定に対して「主管区」というものを設定しますが、これはその規定に最も関わりの深い部署、規定の作成・改訂に携わる部署という意味で、「ＩＳＯ先案内人」では使用されています。当社においては、「維持管理責任部署」と言っているそうです。
しかし、これも慣れですし、パソコンの世界ではオリジナルのものを持ち込むとあまりいいことはないですし、今後のサポートを受ける意味でも極力、名称等はそのままで運用していきたいと思っています。
次回は文書管理を電子化するにあたって、その管理方法を検討して規定を作成する作業に入る予定です。
それまでに現行のマニュアル・規定等を電子化する作業をしておきます。
■ 今後のスケジュール ■
1/20〜 |
文書管理の電子化対応規定の作成着手 |
|
1月 |
現行マニュアル・規定の電子化 受注ＤＢ、取引先ＤＢ作成 |
|
12月 |
ＩＳＯ文書管理の基礎作業。
文書（マニュアル・規定）の移行のための打ち合わせ。 |
|
11/29
〜12/1 |
管理者教育、ＤＢ開発者教育（遠藤、三浦）。北海道リコーにて |
|
11/9 |
キーマン入門者教育（全日）。受講対象：システム検討会メンバー9名 |
|
11/8 |
メールサーバー切替。
切替に伴うメールソフトの設定変更をメール利用者に行う。 |
|
11/7 |
メールサーバー切替作業（ＤｉｏｎのＤＮＳを自社のＤＮＳへ切り替える） |
●北海道リコー株式会社へのお問合せは下記まで 060-0807
札幌市北区北7条西4丁目12番地 ニッセイＭＫビル
Ｔｅｌ：011-700-5521 Ｆａｘ：011-700-5530
ネットワークソリューションセンター 担当：矢武 篤明 （やぶ とくあき）
