◆ のーつ物語 ◆
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受注マスタを作る（01/01/29〜01/30）
◆文書管理の電子化
今回は文書管理手順の電子版の規定を作ろうと思っていました。
その仕組みを考えるのは結構大変かなと思っていたのですが、既に電子化して運用しているリコーの文書管理規程を参考にさせてもらうことになりました。
紙による文書管理よりも管理する手順がシンプルなので、ほぼそのまま流用することができそうです。
◆受注マスタを作る
文書管理規定が予想以上に早く解決したので、リコーさんにもうひとつの大きな課題である「マスタＤＢ」の作成を一緒に考えてもらうことにしました。
当社の受注データをノーツで管理する場合、大きく分けて３つのケースがあります。
(1)Ａｃｃｅｓｓに入力済みのデータ（1997〜2000）
私が入社したときに作成した受注伝票入力システムのデータです。しかし、度重なるバージョンアップと紙による印刷を前提にした仕様で作成したので、年度ごとにデータを別々のデータベースになっています。
このデータを年度ごとに、Ｅｘｃｅｌに変換し（正確にはLotus1-2-3）、ノーツで取り込みます。
(2)受注台帳のみのデータ（1996年以前）
工事番号：あるにはあるのですが、ほとんど意味のないものになっていますので省略。
発注先コード：名称が変わっていあたり、既にない会社があるので、名称だけ入力。
契約日：工期しか台帳に載っていないので、着工日の前日を入力。
工事番号とか契約日とかちゃんとしたデータが入っていなくても、ノーツのデータベースは機能するので、今まできっちり管理できていなかった当社にはよかったかもしれない、(^^ゞ
台帳からの入力はＡｃｃｅｓｓで簡易フォームを作成して入力。
(3)今後、新規で追加していくデータ（2001〜）
現在、経理課にて入力しているのですが、当初これを毎回(1)のデータと同様の手順でノーツに移行するつもりでした。しかしリコーさんの提案で、夜間バッチを起動させてノーツへの取り込みを自動化しましょうということになりました。こちらであらかじめその日に更新された受注データのみ抽出できるクエリーを用意してくれれば大丈夫ということで、ラッキー！ってな感じです。
以上のことを踏まえて、受け皿となるデータベースを作成しました。
ＪＶ関連に関するデータは、内容が複雑になるのでもう少し先に延ばすことにしました。
作成予定のマスタとしては上記の受注マスタの他に、取引先マスタ、社員マスタ等を考えています。
いずれにしろ今すぐノーツになければ困るというものではないので、最初から型にはめないで使い易いものにしていきたいと考えています。
■ 今後のスケジュール ■
3月〜 |
現場・支店ノーツ導入の準備
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2/20〜 |
受注マスタ作成（自動取り込み） 文書管理の電子化 |
1/29 |
文書管理の電子化対応規定の作成着手 受注マスタの受け皿作成
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12月 |
ＩＳＯ文書管理の基礎作業。
文書（マニュアル・規定）の移行のための打ち合わせ。 |
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11/29
〜12/1 |
管理者教育、ＤＢ開発者教育（遠藤、三浦）。北海道リコーにて |
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11/9 |
キーマン入門者教育（全日）。受講対象：システム検討会メンバー9名 |
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11/8 |
メールサーバー切替。
切替に伴うメールソフトの設定変更をメール利用者に行う。 |
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11/7 |
メールサーバー切替作業（ＤｉｏｎのＤＮＳを自社のＤＮＳへ切り替える） |
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ネットワークソリューションセンター 担当：矢武 篤明 （やぶ とくあき）
