◆ のーつ物語 ◆
●
受注データの自動取り込み（01/03/01〜03/02）
◆柏崎組さんの来社
2週間ほど前に青森の
柏崎組さんからメールを頂きました。
「ＩＳＯの認証取得に取り掛かろうと思うのだが、電子文書管理について話を聞きたい」とのことでした。
実はこの柏崎組さん、2年半ほど前に社屋を改築される際に、思い切ったＩＴ化をされて、その際にノーツも導入されたという、言ってみれば当社の大先輩でした。
午前中に社長と私で、ＩＳＯの認証取得の経緯を簡単にお話ししたのですが、柏崎組さんのシステム管理者の下久保さんという方、どこのコンサルティングも受けずにサーバーの管理からノーツの管理までやっているそうで、こちらがえらそうに話をできるようなことはないのではと思ったほどです。
午後にリコーさんと一緒に文書管理の話をしました。実は前日、偶然リコーさんがコンサルにいらした別の会社にも柏崎組さんはお話を聞きにいっていたので初対面ではないとのことでした。
大体、電子文書管理の流れはもう聞いていたそうなので、こちらの作業の打ち合わせをそのまま聞いてもらいました。
▲柏崎専務（右）と下久保さん（左）
マニュアル、規定はすでにノーツ上への登録が済んでいましたので、あとは
台帳登録をして文書管理の事務局以外の一般クライアントが文書を閲覧できるようにしましょうという話になりました。
実は、当社は4月から5月にかけて、ノーツクライアントを本社内から現場・支店に拡大する予定でしたので、そういった
環境が整ってから、一気に電子文書管理の仕組みを公開しようと思っていました。
しかし、少しでも早くノーツ上でマニュアル・規定が閲覧できるという環境に慣れてもらったほうがよいのではというアドバイスをもらいました。
◆受注マスタの自動取り込み
今回の目玉ですが、前回話に出ていました「新規受注データの自動取り込み」です。
経理課にてＡｃｃｅｓｓで作った受注登録システムから、夜間にサーバーからノーツの受注マスタＤＢに更新があったデータのみ取り込もうというものです。
ところが、なかなかうまくいきません。
問題点となったのは以下の点です。
(1)Ａｃｃｅｓｓ上では工事データを経理上の日付を元にして年度毎に管理していたので、年度毎に違う名前のAccessＤＢファイルを作っていた。ノーツに移行するとそれぞれのＤＢから同じ工事データが移行され、重複してしまう。年度を判断する日付を受注日（契約日）でしたほうがよいか？
(2)請負金額の合計をノーツ上で計算しようと思ったが、重複してしまうデータが発生してしまうので、合計金額は無意味になってしまう。
(3)Ａｃｃｅｓｓとノーツという違うシステム間でデータを受け渡しする際、日付の設定の仕方でキーが違ったものと認識され、本来上書きしなくてはいけないデータが追加されてしまう。
素直にうまくいくとは思っていませんでしたが、いざやってみるとなかなか難しいものです。
結局、自動取り込みは次回に持ち越しとなりました。
その他、いくつかビューも作ってもらい、新規、増額、減額、取消という工事の変更がアイコンで区別できるようにしてもらいましたが、これはかなり見やすい。
それでも、取り込んだ後のイメージはつかめるようになっていますので、システム検討会にて運用について煮詰めていきたいと思います。
翌日、リコーさんからメールが届きましたが、自動取り込みがうまくいかなかったことがかなり悔しかったらしく、「早期にリベンジを！」と書いてありました。
追：その後、早速3/12（月）にリコーさんがリベンジにやってきました！自動取り込みの仕組みも見事稼動。
その日は、現場・支店のノーツ導入に関しても、話をしました。
◆レプリカ（複製）の設定
今回、リコーさんにやってもらおうと思っていたことがもうひとつあります。
レプリカの設定です。ノーツのＤＢの複製をローカル（自分のパソコン）に作るのです。
実は最近、ノートＰＣを購入しましたので、自宅や外でもメールやノーツが使えるようにしてほしいと思っておりました。ノーツを導入する前までＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ（以下、ＯＥ）を使っていましたが、ＯＥはパソコン上にメールデータをダウンロードしてしまうので受信済みのメールはどこでも読めるのですが、ノーツは基本的にサーバーの中のメールを読み込みますので、自宅や外などではメールを読むことができません。
しかも私の場合、訳あってＯＥも併用していたので、ＯＥで送受信をしてしまうとメールサーバーのデータが消えてしまうという事件が起こり、新しいノートで自宅でメールを使ってから、ジリジリとメールが消えていってしまうという恐怖におののいておりました。
そこでレプリケーションをとる際に、ローカル上のメールボックスのデータは削除しないように設定を行いました。もうこれで、朝ノーツを開いたときに昨日までのメールがなくなっているということはなくなります。
ところがここでもうひとつ問題が・・・
モバイルで外から会社のノーツサーバーにアクセスするために、Ｈ”（エッジ）のＰＣカードを使おうと思っていました。
会社のサーバーは、リコーさんがサーバーをリモートメンテナンスできるように、電話回線を1本だけ用意していたのですが、それはアナログ回線だったのです。
どういうことかというと、通常のアナログ回線でアクセスする分にはいいのですが、Ｈ”はデジタル回線でなければ使えないのです。
早速、ＰＣカードを購入して試してみようと思っていましたが、あえなく延期となりました。
現場・支店用の回線を増設するのを待ちたいと思います。
追：こちらも3/12（月）に解決いたしました！
■ 今後のスケジュール ■
5月 |
電子文書管理開始
|
4月 |
現場・支店リモートアクセス環境整備
|
3/末 |
受注マスタ作成（自動取り込み）
品質文書閲覧開始
|
3/12 |
リモートアクセス打ち合わせ（現場・支店の接続環境整備）
|
3/1〜2 |
受注マスタ作成（自動取り込み）テスト 文書管理の電子化、レプリカの設定 |
1/29 |
文書管理の電子化対応規定の作成着手 受注マスタの受け皿作成
|
|
12月 |
ＩＳＯ文書管理の基礎作業。
文書（マニュアル・規定）の移行のための打ち合わせ。 |
|
11/29
〜12/1 |
管理者教育、ＤＢ開発者教育（遠藤、三浦）。北海道リコーにて |
|
11/9 |
キーマン入門者教育（全日）。受講対象：システム検討会メンバー9名 |
|
11/8 |
メールサーバー切替。
切替に伴うメールソフトの設定変更をメール利用者に行う。 |
|
11/7 |
メールサーバー切替作業（ＤｉｏｎのＤＮＳを自社のＤＮＳへ切り替える） |
