和光技研（赤津様）、北海道リコー（近井）

Q１

年齢層の高い方に対して、もっと活用度を高めるためにはどうしたらよいか？

・スタートアップにノーツをいれ、パソコンを立ち上げると勝手にノーツも立ち上がるようにしている。
・年齢層の高い方は、どうしてもワークフローでも申請・承認許可を出す立場なので、やはり何度も足を運んで指導しました。
・よりシンプルに、難しくしてはダメ！・やはりどうしても使用せざるを得ないという状況でないとなかなか浸透しないのではないだろうか。
・ノーツでしかできない業務（キラーアプリ）を用意する。
・業務だけではなく遊び（趣味的なこと）で利用していただいて、慣れていただくことも一つの手である。

結論

活用度を高めるためには皆さんいろいろ苦労しているようです。より自分たちの企業にあった方法をとり活用度を高めていく仕掛けが必要です。ただひとつ言えるのは、逃げ道があると人間どうしてもそちら方を選択してしまうので、ノーツでしかできない業務を一つでものせるのが近道かもしれません。（構研エンジニアリング様の給与明細配信のように）

Q２

メールや掲示板以外に様々な活用方法をお聞かせください。

・用語集（土木業の特別な言葉を集めたもの）・・・普通の辞書には載っていないものを1000語くらいDBにのせています。
・CALSの手順等もDB化して公開・全員とはいかないけれども、必要とする人にはノーツを見てもらえると感じている。ただ、ノーツのヘルプディスク的なDBを作って、初心者の方でもこれを見ればノーツを使うことができる。といったDBを作っております。
次はノーツに限らずパソコン全般のマニュアルをDBに作っていこうと考えています。
（マウスの持ち方からクリックの仕方まで）

結論

これも利用している会社によって様々です。ノーツ自体がWeb系のパッケージ商品と違っていろいろなことができて自分たちの作りたいようにDBを開発できるのは、非常にメリットの高いツールなのですが、その反面何に利用するかということを自社で考えなくてはなりません。そこで社内的に運用方法が決まらないと、メールと掲示板だけしか結局利用していなく、非常に高いツールとなってしまいます。

Q３

どのように利用者から情報を集めればいいでしょうか？

・どんなにいいDBを作って情報をここに登録してくださいと呼びかけても、なかなか難しい。
・まずは事務局の方から具体的な意見（例）を挙げてみる。
・待っているだけでなくこちらから仕掛けることが必要。
・誰かが投稿した情報に対して、意見や質問等の書き込みを行う。
・効果的な書き込みをした人に対しては会社からインセンティブを与えるなども面白いし、実際にやっている企業もある。

結論

開発者側と利用者側で意見は食い違うもの。開発者側は、こんなにいいものを作ったんだから、さぁ使って欲しい！と思っても利用者側に魅力がなくては情報は入ってこない。最初のうちは開発者側、もしくはある一定の方ががどんどん発信者の役割で情報を蓄積していく必要性がある。

Q４

管理者は何名程度いますか？

・130名くらいのクライアントがありますが、実質は2名です。しかも兼任ではなく本来の業務もありながら、時間のやりくりをして何とかやっている。

結論

ノーツ専門の担当者を抱えている企業は少ないでしょう。会社全体のシステムを管理している中で、一緒にノーツも管理している企業がほとんどです。しかも開発者も同じような状況です。各部門にキーマンを置きその方がノーツを管理したり、開発者を各部門においている企業もあります。

Q５

サーバーの管理やバックアップはどのように行っているのか？

・日替わりテープを5本用意して、毎日テープを交換しております。
・その上サーバーのデータをすべてローカルにレプリケーションを取っているので２重、３重のバックアップをとっています。

結論

リスク管理としては、バックアップは何重にすればするほどいいと思いますが、導入コスト等もあると思いますので、企業の考え方によります。ただ、必要最低限、もしサーバーのハードディスクが壊れてもデータが復旧できる環境を構築しておく必要はあると思います。

Q６

社員にノーツの起動を習慣づけるには？

・ノーツマインダーを利用して１５分感覚でメールや掲示板の新規文書をポップアップ表示する機能を利用している。
・強制的にスタートアップにいれて、画面上に出てくるようにしている。

結論

Q1参考

Q７

DBの開発に関する情報はどのように収集しているのか？

・もうすでに存在しているDBをコピー（パクリ）しながら、いろいろなDBを構築している。
・真似するだけの価値あるDBを活用することで、ノーツDBの内部を深く理解できるし、新しいものにも運用できる。（パクられるのはパクられるだけある）
・インターネット上でフリーのテンプレート等がダウンロードできるのでそれをうまく利用している。
・リコーの開発スクールを受けるのが一番早い。あのスクールの内容が理解できれば、ある程度DBは作れるようになる。

結論

ノーツの文化は、結構パクリの文化です。人が作ったDBの式をカット＆ペーストしながら違うDBにも活用することが 非常に多いです。よくノーツを開発する部品といわれております。その部品をたくさん持てば持つほどいろいろなDBに活用できます。ただ、コピーするにしても基本的なDB開発の知識がないと難しいので、導入時に、ある程度のスクールを受けていただくことを推奨いたします。お客様ごとに個別のスクールにも対応させていただきます。

Q８

社員への教育はどのようにしているのか？

・問題意識がない人にどのように教育していくかが課題。

結論

一度に社員全体にスクールを行うのは難しいし、管理者に負担がかかります。各部門にキーマンを配置して、その方がその部門の方に指導をしていくやり方が効率がよいのではないでしょうか。そうはいってもキーマンを配置することが難しいこともあります。もちろん弊社のメニューにも、ノーツの基礎講座から応用まで用意していますので、ご相談ください。

Q９

ノーツを活用して何が変わったか？

・利用し始めてまだ1年という短い期間なので、具体的に示すのは難しいが、今後費用対効果を表してみたい。
・ノーツのDB上でアンケートを作成し、利用者の意見を聞くのは効果的。

結論

質問が抽象的すぎて、結論には至らず・・・。

Q１０

他のグループウェアに乗り換えたいと思ったことはありますか？

・もちろんいろいろと検討して、ノーツをやめようと思ったときもあった。（価格面、機能面でよいものがあれば・・・）ノーツの一番のポイントは自分たちで開発ができるということが非常にメリットが高い。
・インターネットVPNを利用し、サーバーのない離れた拠点からINSで接続しようとしても、使い物にならない。（通常のWeb系のグループウェアだったら64kでもスムーズに動く）
・R6の圧縮機能があって、負荷が軽減されていくことに期待する。
・現状は不満は出ていないが、常に市場も睨みつつ状況を確認していきたい。ただ今すぐどうこういう問題ではなく、長期的な計画。

結論

確かにノーツを導入した企業が、メールや掲示板だけの機能しか利用できずに、Web系のグループウェアに入れ替える話は少なくはありません。ただ、その逆にWeb系のグループウェアから、機能的にもの足りなくなってきたからといってノーツを導入される企業もあります。言えることとしては、会社にあったグループウェアの選定が大事だということです。ただ、ノーツを導入したということは、安い投資ではなかったはずです。それを簡単に放棄するよりは、もう一度社内でどのようなことをやりたいのかを検討いただいてもよろしいかと思います。

Q１１

ノーツの新しい情報について日々どのようにして得ているか？

・割と頻繁にメールが来るので、それから情報を仕入れている。
・自分でホームページを見に行って調べているのですが、もう少しユーザー視点に立った、噛み砕いた内容で情報提供してくれると助かる。（難しすぎ！）