第３話 あたしのマニュアル？
ＩＳＯの要求事項は、あらゆる業種にあてはまるように記述された項目が２０個あります。
その中でも一番手間がかかり面倒だと言われているのが、「文書管理」という奴です。
そもそもなんで文書管理が必要かというと、同じ名前のマンガ本でも、番号によってストーリーが変わっていきますよね。
番号がわからないと、自分がどこまで読んだかわからなくなってしまいます。
そこでＩＳＯでよく使われるのが、改訂番号というやつです。
筆者宅でも納豆を作るためのレシピを品質マニュアルの中に盛り込み、文書化します。
文書番号は「ＱＭ−ＮＡＴ１」とします。
配布先は筆者とその奥さんですので、管理番号は１番と２番です。
現在まだ改訂されていませんので、改訂番号は０としておきます。
このマニュアルは筆者が作成し、奥さんが審査、そして筆者が承認するということにしましょう。
納豆を作る手順が変更になった場合には、筆者が改訂内容を考え、奥さんにこれでよいか審査してもらい、筆者がこのマニュアルは我が家の公式文書であると承認します。
そして配布先である筆者と奥さんから古くなったマニュアルを回収し、最新版を渡します。
筆者宅には納豆作りに関して管理している文書は「品質マニュアル」のみですので、その作成日、発行日、改訂番号を記したものを改訂のたびに文書管理台帳として残します。
又、筆者にも奥さんにも確実に最新版が渡ったかどうか確認できるように文書配布管理台帳に記録しておきます。これで奥さんに
「あたしのマニュアルはあんたのと違うわよ！」
と言わせないことが出来る訳です。
この一連の手順が「4.5文書管理」となってマニュアルに書かれています。
きっと次回、社内報が出ている頃にはＩＳＯ認証取得が済んでいることを期待して、今回はこの辺で・・・
