#05 まずはマニュアルを作ってしまえ！
●まずはマニュアルを作ってしまえ！
さぁ、これで前準備が終わりました。
いよいよ実際の作業です。
ＩＳＯの基本はマニュアル・規定・品質記録といった文書です。
ここをどう料理するかで、その後の作業は随分変わってきます。
当社で私がプロジェクトを始めたときは入社して間もない頃でしたので、先輩諸氏の皆さんにはなかなか言うことを聞いてもらえない状況でした。
そんな中で、各部署に業務フローを作ってもらったり、実際に行っている業
務を書き出してもらったりもしました。
しかし、あまりにも実際の手順がＩＳＯの概念とかけ離れていたので、「やっていることを文書化すればよい」という、どこぞのコンサルが出している取得マニュアルに書いてあるようにはすんなり行きませんでした。
●みんなに意見を聞いてみよう！
今思えば、何でもいいから作っちゃえばよかったと思っています。
どこかの会社のマニュアルとか、参考書籍で紹介されているマニュアル・規格を足したり引いたりしてまず作ってみる。
それで、それぞれの項目に関わりのある部署にぶつけてみるのです。
「いや、ウチはそんなことやってない」、
「ここはウチではこうやってるよ」、
「こんなのもやらなきゃダメなの？」
という意見や不満が運用していけば当然出てきます。
これを集約しながら、少しずつ修正していくのです。
ここでポイントになるのは、実際にそのマニュアルどおりに業務を行う職員の意見を聞くことです。
特に現場の人ですね。
口だけ出して、自分では何もやらない人が必ずいますが、無視しましょう。
・ひとつはＩＳＯ担当者が現場の業務の実体を知るため、
・ふたつめは実際に運用する場合にやりやすい手順にするため。
・そして最後に、ＩＳＯ認証取得作業などというとしちめんどくさくて自分には関係ないと思われがちなことですので、自分達の業務のやりやすさに関わってくることなのだという実感をもってもらうためです。
ＩＳＯのことで現場に足を運ぶことが多くなり、ついでにパソコンの相談などを受けたおかげもあって、現場の人とも仲良くなれました。
そこで現場の人に仕事のやり方等を尋ねるのですが、やはり自分の仕事に興味を持ってくれる人には親近感を持ってくれるのでしょうか、皆さん、けっこう真剣に説明してくれました。
私は通常は現場に出る機会などほとんどありませんので、とてもいい経験をさせてもらいました。
ついでに現場の取材をして、当社のＨＰの「現場情報」の記事まで書くこともできました。
そして、実際に予備審査が近づいてきたときに一番力になってくれたのが、現場の人だったのです。
●「ＩＳＯの種」のご意見、お聞かせください。
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