１　電子メールとは？

社員の皆さんが少しでも早くメールに慣れてもらえるように、これから、メールの使い方やそのコツなどをシリーズで送信します。
毎日という訳ではありませんが・・・・(^^ゞ

質問等ありましたら、このメールに返信してください。
その質問の回答もこのメールで社員の皆さんに公開していきたいと思います。

まず１回目は、「電子メールとは？」というところから始めます。

電子メールというのは確かに電子郵便なのですが、その形はどちらかというと封書ではなく葉書に近いものがあります。
つまり、他人が内容を見たいと思えば見ることは可能だと言うことになります。

ですから、電子メールに他人の悪口、色恋話、犯罪等の内容は書くなとは言いませんが、あくまで個人の責任でということになります。

当社でメールを使用してもらう場合、パスワードの設定等をして他人には読めないようにしていくつもりですが、あくまで個人の管理の問題でもありますので、当人が手順どおりやらなければセキュリティは保証されないわけです。

会社の女の子をメールでデートに誘う場合、彼女しかそのメールを見ないということを確認してから送ったほうがよいかもしれません、(^^ゞ

２　メールのマナー

３　文字化け？

さて、質問が来ておりましたのでお答えします。

>１つ質問があるのですが、カナ文字半角だと文字化けすると言ってたと思いましたが、英数字も同じですか？ 教えてください。

何故、文字化けするのかというのを説明すると結構難しい話になってしまうのですが、要は受信する側の環境が送信する側と一緒であるとは限らないからです。

世の中にはパソコンと言っても、Ｗｉｎｄｏｗｓばかりでなく、ブームを呼んだ「i-Mac」というＡｐｐｌｅのＰＣもあります。
ＰＣが違うとデータを文字に変換する方式にも若干の違いが出てきます。
また、古いＰＣと新しいＰＣでは入っているソフトのバージョンも違ってきます。

従って一般的に以下のものは本文の中に入れないのがマナーとなっています。
１．半角のカタカナ
２．特殊文字（カッコ株、マル１・・・etc）
３．画像

ということで半角英数字は文字化けの心配はありません。
又、上記のものが全て文字化けするかというとそういう訳でもありません。
当社のパソコンの設定であれば、上記のものも文字化けせずに表示されるはずです。

ただ、外部の人にメールを送るときには、やはり上記のマナーを守ったほうがよいでしょう。
ホントはこのメールのタイトルも「�ａvではなく「No.」とするのが正しいマナーになります。
皆さんは２つの違いがわかりますか？

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４　返信のコツ

届いたメールに返信する場合に役に立つちょっとしたコツをひとつ。

受信した本人は届いたメールに対して返事を書くわけなので、何に対しての意見なのかということを知っているのですが、返信メールを受け取った人は、もうその時には自分が送ったメールの内容を覚えていないことが多いものです。

もちろん、「送信済みアイテム」を開けば送った内容はわかるのですが、そのメールのどの部分に対しての意見なのかというのは、なかなかわかりづらいものです。

そこでよく使われるのが「引用」という方法です。

(1)Ａさんからこういうメールが来たとします。

あなたが言うクレームの処置は役所の意向に合わないと思います。

(2)Ｂさんがその返事を書きます。

>あなたが言うクレームの処置は役所の意向に合わないと思います。

いいえ、先日、担当者に確認しましたので大丈夫です。

(3)それを受け取ったＢさんがまたその返事を書きます。

>>あなたが言うクレームの処置は役所の意向に合わないと思います。

>いいえ、先日、担当者に確認しましたので大丈夫です。

安心しました。

というような感じになります。
返事を書く場合、前後の流れがないとわかりづらいと思ったときには、「>」の後に引用する文章を続け、その後にそれに対する自分の文章を書きます。(もちろんコピーするんですよ）
さらに返信する場合は、「>」をひとつずつ増やしていきます。

ただし気をつけなければならないことがあります。
引用する文章を、書いた本人以外に使用する場合は、本人の許可をもらう必要があります。
そうしないと思わぬトラブルになる場合も・・・・

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５　署名をつけよう！

まず始めに質問コーナー。

>ドコモのｉモードにメールするときはどうしたらいいのでしょうか？ 

筆者はｉモードどころか携帯電話すらもっていないので、よくわからないのですが、次の方法でメールが出来ます。

携帯の電話番号@docomo.ne.jp

文字数とか保存できるメールの数に制限があるので気をつけてください。
以下のホームページにやり方が詳しく書いていますので、参考にしてください。

http://pcgaz.nikkeibp.co.jp/pg/pcgaz/pla/owner/imode.html

>ワードで作成した文書をメールで送信したら、受信した側でその文書を
>上書きできますか。

「ワードで作成した文書をメールで送信」というのが「添付ファイル」という意味だとして回答いたします。
WordだろうがExcelだろうが、こちらと同じものが届く訳なので、当然修正も可能です。
「添付ファイル」については今度詳しく取り上げたいと思っています。

さて、今回のお題は「署名」です。
名前や住所、メールアドレスなど、メールには送信者の連絡先を入れている人がよくいます。
本文の中に入れなくても、誰からきたのかやメールアドレス等は分かると言えばわかるのですが、本文の最後にいれるのが普通とされています。

これは「署名」機能を使うと、自分の連絡先を自動的にメールに挿入することができます。
メールを書くたびに名前や住所を書かなくていいので大変便利です。

以下は「署名」を入れる手順です。

１．「ツール」メニュー→「オプション」の「署名」タブを選択。
２．「署名の編集」で「テキスト」を選択。
３．空欄に自分の好みの署名を入力する。
４．「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェック。
５．ＯＫボタンを押して完了。

署名はビジネス用、プライベート用など複数作っておくこともできます。
これを使いわけたい場合は、上記４．のチェックをはずしておき、メールを書くときに「挿入」メニュー→「署名」を選ぶとよいです。

ちなみにワタシのはいたってシンプルなもので、別れのなごりおしさを顔文字で演出している(?)つもりです、(^^ゞ
ま、仕事上でメールを送る場合は、あまりふざけたものは避けたほうがよろしいかと思います。

以下、署名の傑作なものを紹介しましょう。

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６　メールにおける暗黙の了解？

普段メールを何気なく使っていて、「暗黙の了解」になっていることがあります。

その１、１行は一体何文字にすべきか？

別にほんとは何文字でもいいんでしょうが、相手が自分と同じ大きさのパソコン（画面）を使っているとは限らないので、そこそこの大きさになるようにします。

一般的には、全角で35文字（半角で70文字）位がよいとされています。
ちなみにこのメールで大体３０文字くらいですね。
署名を作るときに目安となる長さで作っておくと便利かもしれません。

その２、どういう時に１行あけるか？

メールでは読みやすくするために、３，４行書いたら１行あける場合がよくあります。
別に何行書いたら、と決まっている訳ではありませんが、ある程度の意味毎で1行あけると読みやすいようです。
どーっと字が並んでると眠くなる人もいますし・・・・(^^ゞ

その３、件名（タイトル）の付け方は？

「件名」は本文の内容が、すぐわかる（識別）できるものがよいとされています。
よく「質問」とか「お願い」又は「教えてください」というのを「件名」に使っている人がおりますが、何についての質問なのか、お願いなのか、何を教えてほしいのかを簡単に表現するように心がけてください。

最後にもうひとつ。

メールというものは電話と違い、相手が不在でも送ることができます。
そこで勘違いしやすいのが、送ったらすぐ読んでもらえると思うこと。
相手は貴方のように頻繁にメールを開くことができない環境にあるかもしれません。
急ぎの連絡でメールを使う場合は、電話等で確認をとってから送るのがよいでしょう。
但し、メールは24時間以内に必ず受信メールを確認するものという暗黙の了解があって成り立っているのも事実です。

メールを送って、返事が来るのはとても嬉しいものです。
だから返事はどんどん書きましょう。
でも、返事を強要してはいけません。
もし、どうしても返事が必要な場合は「何月何日の何時までに返答をお願いします」と書いたほうが親切です。

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７　アドレス帳の使い方

だんだん、メールのやり取りをすることが多くなると、返信だけではなく、最初に自分から送ることも多くなります。
もちろん、古いメールを選んで返信するときにタイトルを変えればいい訳ですが、「アドレス帳」という機能で管理することができるので、今回はそのやり方をお教えします。

１．「ツール」メニュー→アドレス帳、又は本の絵のボタンを押す。
２．「新規作成」ボタン→「新規の連絡先」
３．「名前」タブで「姓」「名」「電子メールアドレス」を入力して「追加」ボタン
　　「フリガナ」を入れるとアイウエオ順に並びます。

もっと、簡単な方法が、次の方法。

１．「受信トレイ」に表示されている「送信者」の中から登録したい人を選ぶ。
２．右クリックしてメニューを表示→「送信者をアドレス帳に追加する」を選ぶ。
３．内容に修正が必要な場合は修正しておしまい。

そしてさらに簡単な荒技がこれ。

１．「表示」メニュー→レイアウト→全般「連絡先」にチェック。
２．画面左下に連絡先の一覧が表示される。
３．登録したい人のメールをそこにドラッグ＆ドロップ


メールを送る時には

１．「作成」ボタンを押して、「宛先」を押すと「アドレス帳」が開く。
２．送信したい相手を選び、「宛先→」ボタンを押す。（複数可）
３．選びおわったら、「ＯＫ」ボタンを押す

例えば、当社の女子社員だけにメールを送るときには、上記の方法以外に「グループ」を作ることができます。

１．「アドレス帳」→「新規作成」→「新規グループ」
２．「グループ名」を入力。（例：「Ｇｉｒｌｓ」）
３．「選択」ボタン→グループに入れたい人を選ぶ
４．選びおわったら、「ＯＫ」ボタンを押す

メールを送るときには、宛先を選ぶ時、「アドレス帳」より「グループ」を選びます。

ちなみにこの「メールのツボ」シリーズも、「katogumi」というグループで送信しています。
当社でメールアカウントを配布した方には全員届いているはずです。
当社のメールアドレスは社長を除いて以下のルールになっています。
例えば、「遠藤　豊」の場合、「yutaka endo」なので

z_endo　：ゼット　アンダーバー　イーエヌディーオー

その後に　

@katogumi.com
：アットマーク　ケーエーティーオー　ハイフン　ジーユーエムアイ　ピリオド　シーオー　ピリオド　ジェーピー

ですから、大体名前がわかれば大きくははずれません。（フがhuかfu、シがshiかsi等の違いはありますが）
気をつけるのは、全て半角英数字であるということです。
もし、スペルは合っているのに宛先不明で戻ってきたら、全角英数字が混じっていないかチェックする必要があります。

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８　添付ファイルって？

今回は添付ファイル（てんぷふぁいる）のお話です。

一般の郵便と同じで、葉書にチケットを貼ったり、写真を貼るようなイメージでメールにも様々なファイルをくっつけることが出来ます。
例えば、現場で作成した作業日報を本社に送りたいという時にはメールにＷｏｒｄ又はＥｘｃｅｌ等で作成したファイルを貼り付ける訳です。
このことを「ファイルを添付する」といいます。

で、そのやり方ですが、２つあります。

１．「挿入」メニュー→「添付ファイル」
２．ファイルを選択→「添付」ボタン

あるいは、添付したいファイルを、本文の白いところにドラッグ＆ドロップします。これのほうが簡単でしょうか。
あとは通常のメールと同じように送信するだけです。

ただ、気をつけなければならないのは添付するファイルの大きさです。
葉書に和歌山みかん一箱を貼り付けられないのと同様に、添付ファイルにも限度あがあります。

目安としてはフロッピーに入らないものは送らないと思っていたほうがよいでしょう。（フロッピーは1.4MBまで入ります）
無理して送ると相手に迷惑がかかり、ひどいときには相手のシステムを止めてしまうことにもなりますので、できれば1MB以下にするのが無難です。
大きさの合計がそのくらいであれば、複数送っても構いません。

通常少しでも小さなサイズで送るために、ファイルを圧縮しておくるのがマナーとなっています。
圧縮・解凍の話は又今度することにします。

さて添付ファイルを受け取った場合ですが、受信リストの一覧の宛先の左側にクリップマークが付いているものが添付ファイル付きメールです。
そのメールをダブルクリックして開くと、添付されたファイルが「添付：」というところに表示されますので、通常のファイルと同じように開いてください。（パソコンのバージョンによっては表示が違うものもある）

そして、保存が必要な場合は「名前を付けて保存」で保存します。

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９　メッセージルールの設定

それではまず、質問の回答から。

>届いたメールをフロッピー等に保存できますか？

メールを保存する場合は、通常のファイル同様にコピーしたいファイルを選択し（青くして）、保存先のフォルダ（フロッピーでもＯＫ）にドラッグ＆ドロップします。

※ドラッグ＆ドロップ：マウス左ボタンを押しながら、コピー又は移動したいファイルを捕まえて動かし（ドラッグ）、移動先のフォルダの白い部分まで持っていって左ボタンをはなす（ドロップ）

保存されるメールは　　xxxx.eml　というファイルで保存されます。
見る場合には、ダブルクリックします。
メールを見ることができるパソコンであればどのパソコンでも見ることができるはずです。

さて、本日はメッセージルールのお話をひとつ。

どんどんメールを使っていくと、毎日届くメールも次第に増えてきます。
受信したメールを自動的に仕分けするのが「メッセージルール」という機能です。
以下はその例です。

１．受信トレイの下位に新しいフォルダを作ります。　例）Katogumi
　　「ファイル」メニュー→フォルダ→「受信トレイ」を選択→フォルダ名
２．「ツール」メニュー→「メッセージルール」→「メール」
３．「メッセージルール」タブ→「新規作成」
４．ルールの条件「送信者にユーザーが含まれている場合」にチェック
５．ルールのアクション「指定したフォルダに移動する」にチェック
６．「ルールの説明」の下線部分をクリックしてルールを入力
　(1)「ユーザーが含まれている」→「kato-gumi」と入力→追加
　(2)「指定したフォルダ」→１．で作成したフォルダを選択
　　　※ここで新規作成もできます。
７．ルール名に「katogumiのルール」と入力→「ＯＫ」
８．「適用」ボタンを押すと、フォルダにあるメールにルールが適用される。

上記の設定え行うとどうなるかというと、加藤組土建の社員の受信メールだけが「ｋａｔｏｇｕｍｉ」というフォルダに入ります。
正しくいうとメールアドレスに「kato-gumi」と入っているアドレスのメールを受信した場合に適用されます。

例えば、「メールのツボ」というものが「タイトル」に含まれるメールというルールを作ると「メールのツボ」だけが貯まるフォルダを作ることも可能です。
もっといろいろ複雑なルールも設定できるようですが、筆者もまだチャレンジしていませんので、皆さん自分で試してみてください、(^^ゞ
ルールの適用をやめたいときは、３．で「ｋａｔｏｇｕｍｉのルール」のチェックをはずします。

今回はちょっと手順が複雑でしたが、上手にできましたでしょうか？
便利な設定があったら、この場で公開したいと思いますので、是非教えてください。

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１０　顔文字で遊ぼう！

10回目ということで、今回はちょっとお遊び的な「顔文字」の話。
このシリーズでもときどき使っておりますが、以下のようなものを「顔文字」と言います。

(^_^;)などのように，文字や記号を組み合わせて著者の感情を表現するマークは，インターネットでは“スマイリー（smiley marks; 顔マーク; 顔文字）”とよばれています。
たとえば 

(^_^)　ニコニコ
(＠_＠)　びっくり
(^_^;)　アセアセ

といったものがあります．アメリカでは，スマイリーといえば顔を９０度横に向けた 
:-)　スマイル
;-)　ウィンク
:-P　舌出し

があります。

どういう時に使うかというのは著者のセンスなのですが、言葉だけだと冷たい感じやきつい感じに受け取られそうな場合に使っています。
たとえば、

・講演会で長い話を聞くと、眠たくなってしまいます、(^^ゞ

顔文字がないと、「マジメにやれ！」と言われそうですが、付けると「自分でもよくないと思ってるんですが・・・」という気持ちが伝わるような気がするんですがいかがでしょう、(^^ゞ

また、お願いするときに

・宜しくお願いします、m(__)m

これは手をついて「どうか、ひとつ」と頭を下げているところを表現しています。

それから、こんなのもあります。

・か、金がない・・・(T_T)

お金がなくて泣きたい気持ちを表現している・・・・つもり

とまぁ、どれをどう使うのかは本人次第です。
では、この顔文字はどうやったら出てくるのかというと、皆さん試しに「顔」と打って変換をしばらくやってみてください。

「顔文字」が現われたら、顔文字辞書が入っているソフトです。
出なかった人は顔文字辞書が設定されていないので設定が必要です。
でも、そんなにたくさん使うこともないので、使いたい顔文字をみつけたら、適当な名前をつけて単語登録しておいてもいいでしょう。

使用する場合は以下の点に気をつけてください。

１．世の中には「顔文字」を失礼だと考える人も少なくありません。
　　外部の人、特に初めての人、上司に使用するのは避けたほうがよいでしょう。
２．半角カナと同様ですが、パソコンによっては表示されない顔文字もあるので、気をつけましょう。（特に海外に送る場合）
３．使ってもよいといわれても程度問題です。あまりに使いすぎるとその人の人格が疑われます。あくまでほどほどに・・・・

試しにインターネットで「顔文字」といれて検索してみてください。
世の中にこんなにも暇な人がいるのかというほど、たくさんの顔文字が考案されています。

最後に。
実は「動く顔文字」というのがあります。
まだその存在を知らなかった筆者は初めて目にした時一人でパソコンの前で声を出して笑ってしまいました。

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１１　圧縮・解凍がしたい！準備編

段々、このシリーズも内容が高度なものになってきました。
今回はファイルの「圧縮・解凍」についてです。
これをマスターすれば、とりあえずもうメールに関しては、胸をはって「まかして！」といえます。

「圧縮・解凍」とは一体どういうことなのでしょう？
難しい話はやめますが、「圧縮」はファイルのサイズを小さくすること、「解凍」はそれを元に戻すことです。
（「圧縮」の反対は「展開」のような気もしますが・・・）

メールにファイルを添付する場合は、サイズが小さいほど、受信時の負担が軽いので、余程小さなファイル以外は必ず「圧縮」して送るというのがマナーになっています。

「圧縮・解凍」をするためには、それを行うソフトをインストールする必要があります。
「自己解凍」ファイルというものもあり、受け取った人が、解凍ソフトを持っていなくてもファイル自身で解凍するソフトを持っているものもあります。

インターネット上では、この「圧縮・解凍」ソフトを「フリーウェア（タダ）で公開している人がたくさんいます。
今回はその中でも、プログラムが小さく、使いやすいと思われるものを用意していますので自分のパソコンに「圧縮・解凍」ソフトがインストールされていない方は、筆者宛にメールをください。
添付ファイルにて送信いたします。


添付ファイルは２つありますので、MyDocumentsの中に「ダウンロード」というフォルダを作っておいてその中にダウンロード（パソコンに保存する）してください。

１．Unlha32.Dll
ソフトを動かすエンジンにあたるものです。
ダウンロード後は、windowsフォルダの中のsystemフォルダにコピーしておきます。

２．apcpk111.exe
これが上記のエンジンを動かすプログラムです。
「自己解凍」ファイルになっているので、ダブルクリックすると自動的に解凍されていきます。
「自己解凍」ファイルは電子レンジのようなアイコンになっています。
特に指定がなければ、「ＯＫ」あるいは「はい」で進んでください。

メールが長くなりましたので、今回はインストールまででおしまいにします。
次回、使い方について説明したいと思います。

※オススメ圧縮・解凍ソフトのダウンロード（00/06/30）

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１２　圧縮・解凍がしたい！圧縮編

今回は「圧縮・解凍ソフト」の使い方ですが、その前に確認です。
デスクトップの上に「ApcPack.exe」という名前のアイコンはありますでしょうか？

もし、ない場合は、スタートボタンを右クリックして「検索」してください。
その方法ですが、以下のようになります。

１．「名前」に「apcpack.exe」又は「apc*.*」と入力。
２．「探す場所」で「(C:)」を選び、「検索開始」ボタンを押す。
３．検索が終わると、下に条件に当てはまるファイルが表示されるので、その中から「ApcPack.exe」というファイルを選ぶ。
４．選択したら、右クリックして「ショートカットの作成」を選びショートカットを作成する。
５．作成された「ApcPack.exe」のショートカットをデスクトップに移動して完了。

上記の方法は、作成したファイルがどこにあるのかわからなくなったときに役に立ちます。

ショートカットを作成したら、ショートカットの名前を分かり易い名前に変更しましょう。
単純に「圧縮・解凍」というのがよいでしょう。

さていよいよ実践です。
圧縮したいファイルを用意してください。なんでもよいですが、ＥｘｃｅｌかＷｏｒｄで作成されたものがよいでしょう。
試しにそのファイルを右クリックしてプロパティを開くと、ダイエット前のサイズがわかります。

まず今回は「圧縮」から。

１．圧縮したいファイルをショートカットの上にドラッグ＆ドロップする。
　　この時注意しなくてはいけないのは、ショートカットの色が青く変わってからボタンを離すこと。
２．「作成」ボタンを押すと、圧縮されたファイルをどこに保存するか聞いてくるので、分かり易いフォルダに保存します。
　　MyDocumentsの中に「圧縮・解凍」というフォルダを作っておくのもよいでしょう。
３．保存場所が決まったら、「保存」ボタンを押して圧縮開始です。
４．途中、「了解」、「取消」を選ぶ画面が出てきますが、「了解」を選びます。
５．「終了」ボタンを押しておしまい。

１．のところで「終了」ボタンの横にＳＦＸ（自己解凍書庫）とＬＺＨ（通常圧縮）を選ぶところがありますが、初期設定は「ＳＦＸ」になっていると思います。
それぞれの意味は、

ＳＦＸ：送った相手が解凍ソフトを持っていなくても、自分で解凍できる形式。
ＬＺＨ：上記のプログラムがついていないのでその分サイズが小さくできる。

となっています。
とりあえずは、ＳＦＸのままにしておきましょう。
次回は圧縮ファイルを受け取った場合の手順を説明します。

だんだんめんどくさくなってきましたが、めげないでがんばりましょう！

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１３　圧縮・解凍がしたい！解凍編

今回は、「圧縮・解凍」シリーズ完結編の圧縮されたファイルの利用方法です。
圧縮されたファイルを元に戻して使える状態にすることを「解凍」と呼びます。

前回、圧縮されたファイルには２種類あるということを書きましたが覚えてますでしょうか？

ＳＦＸ：送った相手が解凍ソフトを持っていなくても、自分で解凍できる形式。
ＬＺＨ：上記のプログラムがついていないのでその分サイズが小さくできる。

上のＳＦＸという形式であれば、特に構える必要もなく、ただダブルクリックするだけで解凍します。
では、どうやって区別するのでしょう？

ＳＦＸ（自己解凍ファイル）のアイコンは、電子レンジのような形をしています。
きっと「解凍→電子レンジ」ということなのでしょう。
拡張子を表示させる設定になっている場合は、ファイルの最後が

*****.exe　になっています。

ダブルクリックすると解凍する先をどこにするのか、聞いてくるのでそれさえ間違わなければ問題ありません。
初期設定はデスクトップになっているはずです。

さて、もうひとつの形が「ＬＺＨ」で、純粋に圧縮されたものだけのファイルなので、解凍ソフトがないと解凍できません。
ＳＦＸと比べると若干サイズが小さくなります。（アイコンの大きさではない）

アイコンはピンクのフォルダに黄色い字でＬＺと書かれてあります。
それを前回、デスクトップに用意した「ApcPack.exe」のショートカットにドラッグ＆ドロップします。

そうすると、右側にボタンが３つ現れます。
１．ファイルをそのまま解凍する。
２．新しくフォルダ（初期設定：Ｐａｃｋｅｄ）を作って、そこに解凍する。
３．キャンセル

通常は１．でやってよいでしょう。
ただ、どこに解凍したものがあるかわからない人は、２を選んで「Ｐａｃｋｅｄ」というフォルダを探してください。

さぁ、これで「圧縮・解凍」はばっちりのはずです。
「圧縮・解凍」ソフトはたくさん世の中に出回っています。
自分で使いやすいものを使ってほしいですが、慣れるまでは「ＡｐｃＰａｃｋｅｄ」を使ってみてください。
あとは数をこなすだけです。

健闘を祈ります！

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１４　コンピュータウィルスだぁ！

皆さんも一度は聞いたことがあると思いますが、インターネットやメールを利用する上で気をつけなければならないものに「コンピュータウィルス」があります。

これはインフルエンザなどのウィルスなどと同じで、放っておくと感染したパソコンからどんどん伝染して最悪の場合は、そのパソコンだけでなくシステム自体を破壊してしまう恐れがあります。
幸い当社はまだ「無菌ブタ」に近い状態なので、感染しているＰＣはないと思われます。

では、どうしたら感染するのでしょう？
これもインフルエンザのウィルスと同様で、外部と接触することで感染する可能性が高まります。
可能性としては以下のようなことが考えられます。

１．インターネットから怪しげな(?)ファイルをダウンロードした。
２．外部の人からもらったフロッピーを使った。
３．ある日届いた知らない人（会社）からのメールに添付しているファイルを開いた。
４．Microsoft社のような有名な会社の名をかたった偽メールの修正プログラムなどと偽った添付ファイルを開いた。

などが考えられます。
４．に関しては、だまされてしまう人もかなり多いそうです。
ではどうしたら感染を防げるでしょう？

一番いいのが、上記のような行為をしないことです。
そして、了承している添付ファイル以外は開かないことです。
しかし、現在当社では各部署のパソコンをネットワークで結びましたので、１台が感染すると他部署のパソコンまで感染する恐れがあります。

そこで登場するのが、ワクチンソフトです。
ワクチンソフトは登録されているウィルスを発見すると、登録されているウィルスかどうか判別し自動的に駆除してくれます。

しかし、ワクチンソフトさえインストールしてしまえば安心か？というとそうでもありません。
世の中には悪い奴がいるもので、毎日のように新しいウィルスを作る為に日夜努力しているようなので、ウィルスメーカー(?)とワクチンメーカーのいたちごっこになっているのが実状です。

ワクチンソフトメーカーはそのウィルスを発見次第、駆除方法を考え、ワクチンソフトにそのパターンを覚えこませます。
でも、どうやって自分のパソコンに昨日発見されたウィルスのパターンが登録されるのでしょう？

実は最新情報はインターネットで取り込むことができます。
ただし、自動的に取り込むか、自分で取り込むかという設定をして常に最新の状態にしなければいけません。
いくらワクチンソフトをインストールしても更新しなければ意味がありません。
（筆者はＰＣ起動後10分後に自動更新する設定にしています）

当社では、ワクチンソフトとして「ウィルスバスター９８」（現在２０００発売中）を採用する予定です。
最近、購入したＳＯＴＥＣのＰＣにはノートンのワクチンソフトが入っているようですが、筆者は持っていないので詳しい使い方はわかりません。

自分は外部とファイルのやり取りを頻繁に行うという方は、早めにワクチンソフトをインストールしたほうがよいでしょう。
筆者のところでお貸ししております。

最後に、ウィルスを防ぐのも大事ですが、外に出さないことも重要です。
本人が知らない間に感染している場合がほとんどです。
ですから外部にフロッピーやメールに添付ファイルをつける場合はウィルスチェックをしたものを送るのがマナーとなります。

現状、社内だけでやり取りする分には、そんなに恐れることはありません。
ウィルスよりもパソコンを正しく使い、日頃のメンテナンスを怠らないことのほうが、今のところ大切です。

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１５　アドレス帳プレゼント！

以前、Ｅｘｃｅｌで作成した当社のメールアドレス一覧を、添付ファイルで送りましたが、あれを又アドレス帳に登録するのは面倒だという声が結構あり、今回そんなモノグサな貴方にぴったりの方法をお教えします。

アドレス帳はファイルとして保存したり（エクスポート）、保存したものを取り込むこと（インポート）が出来ます。
いちいち入力するのがめんどくさい方に、筆者が使用しているアドレス帳をもれなく(?)プレゼント！

当社のメールアカウント全て（現在49名）と各部署（多数いる場合）毎のグループをいくつか登録してあります。

さてインポートの手順ですが非常に簡単です。

１．添付ファイル（kato-gumi-net.wab）をダウンロードする。
　添付ファイルのダウンロードがわからない人は「メールのツボ　��8」を参照してください。（届いてない人は送りますので教えてください）
　
　ダウンロードする場所ですが、メールに関するものを保存しておく「メール関連」とかいうフォルダをMyDocumentsの中に作っておいてその中に保存しておくといいかも知れません。

２．アドレス帳を開きます。開き方がわからない人は画面の上のメニュー→ツール→アドレス帳で開いてください。

３．ファイル→インポート→アドレス帳で先ほどダウンロードした添付ファイルを選んで開きます。
　これでインポート完了です。

今まで登録していたものはそのまま残りますが、社員のアドレスだけの人は一度全部削除してからやったほうがだぶらなくていいかもしれません。
「遠藤　豊」と「遠藤 豊」などは別の人で判断されます。（中の空白が全角と半角で違う）
添付されているアドレス帳はフリガナが入っているので、表示はカナ順になります。
グループは下の方に表示されています。

エクスポートもやってみたいという人がいましたら、返信してください。
返信者多数の場合、取り上げることにします。

*上記のアドレス帳ファイルをご希望の方は筆者宛にメールをください。

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１６　メール転送しちゃう

世の中、インターネットを始める人がだんだん増えてきて、ウチの会社でも個人でプロバイダと契約している人が少しずつ増えてきているのではないかと思います。
（プロバイダ：インターネット接続業者、民間の郵便局みたいなもん）

何を隠そう筆者もそういう輩の一人でございまして、個人でプロバイダーと契約して自宅用のメールアドレスを持っております。
最近は会社でメールを使うのが多くなり、自宅では奥さんが使うようになったので、この際プロバイダも乗り換えようかなと検討中です。

さて、2個以上のメールアドレスを持っている方で、自宅で会社のメールが見れたらなと思っている人もいるのではないかと思います。
実は、これはメール転送という機能を使って実現できます。

ひとつのやり方は、メールアドレスを管理している筆者に個人のアドレスに転送してくれるよう依頼すると、会社用のアドレスに届いたメールを自宅アドレスへ転送します。

では逆は出来るのか・・・自宅アドレスに届いたメールを会社に転送することは可能か？ということなのですが、実はこれプロバイダ
によって出来るところと出来ないところがあります。

プロバイダのメールが届くところをメールサーバーと言いますが、ここをオープンにしているところとそうじゃないところがあるからです。
もし、オープンにしているのであれば、会社のOutlookExpressのメールアカウントに自宅アドレスを追加してあげれば、よい訳です。

ここでひとつ注意しなくてはいけないのは、初期設定でメールは受信した時点でメールサーバーから削除される設定になっていることです。
会社で自宅アドレスのメールを受信したら、自宅ＰＣではもう受信できないということです。

そこで、その設定を受信してから数日間メールのコピーをサーバーに残すという設定に変えておくとよい訳です。
設定はそんなに難しくありませんので、興味のある方はメールください。

その他、Outlookでも転送の機能があります。これは受信してからじゃないと出来ませんけど・・・・

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１７　メールのバックアップ

こんなご希望がありました。

>メールのバックアップ方法など、メールのつぼで取り上げてくれると、うれしいです。

パソコンについてのトラブルに関わることが多くなって、まず心配になるのがバックアップです。
筆者は入社以来、3台のパソコンにお世話になっており、その度にメールの中身をまっさらにしてきました。

最近、気が付いたのですが、メールもちゃんとバックアップができるようになっているんですね。
しかもそんなにめんどくさくない。（と筆者は思う）

１．「ツール」-「オプション」-「メンテナンス」を開く。
２．「保存フォルダ」ボタンを押す。
３．「保存場所」が表示されます。
　通常のWindowsマシンは以下のようになっていると思います。

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Outlook Express

古いＮＥＣパソコンや、ＨＤＤを増設してあったりするパソコンはこうなっていないかもしれません。

あとはこのフォルダを開いて中身を保存しておくだけです。

この場所にたどり着く方法ですが、簡単な方法があります。
「マイドキュメント」を開いて、「アドレス」に表示されている「マイドキュメント」を消して、前述のアドレスをコピーして貼り付け、Ｅｎｔｅｒ！
そうするとあら不思議！すぐそのフォルダの中身が現れます。

保存する場合ですが、ＦＤに保存するときに考えなければいけないのが容量です。（ＦＤは1.4MBまでしか入らない）
「表示」で「詳細」を選ぶとサイズがでてくるので、1,400KB以下であれば入るかなといったところです。

入らない場合は、以前紹介した手順で圧縮します。
もちろんそれにも限界はありますが・・・・これでダメならもう必要のないメールを削除してください。
ＦＤを複数枚使って圧縮することもできますが、別ソフトが必要です。

で、筆者はバックアップをしているかというと、実はしていなかったりします、(^^ゞ
そのかわり、いつパーになっても、泣かない訓練を日頃やっていたりする・・・(T_T)

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１８　パスワードを入れて！

本来、メールというのは非常にプライベートなもの、他の郵便物と一緒で他人に無断で見られるのはいやなものです。
今回はそれを防ぐ「パスワード」の話です。

しかし、皆さんのお使いのパソコン（以下ＰＣ）の設定は、多分メールのボタンを押すと、誰が押しても設定されているプロバイダとつながり、中を見ることができるようになっているはずです。

たとえば、会社にいるＡ子さんのＰＣを休日こっそり開いて、Ａ子さんの個人情報を覗いたり、無断でＡ子さんの名前をかたってメールを送ったりできるわけです。

当社にはそんな人はいないと信じておりますが、外部の人が使うことも考えられます。
ですから、パスワードを設定して自分だけが使えるようにして頂きたいと思います。
メールの画面（ＩＥ5.0）から

１．ファイル　→　ユーザー　→　ユーザーの管理　を開く
２．（標準）というのを選んで、プロパティボタンを押す。
３．ユーザー名に好きな名前（自分の名前）を入力。
４．「起動時に、パスワードを確認する」にチェックをいれる。
５．パスワード入力画面が出てくるので、好きなパスワードを入力する。（短すぎず、長すぎず、忘れないもの）
６．入力したパスワードが合っているか確認するため、再入力する。

次回、メール起動時には、「自分の名前」（標準）となっているはずなので設定したパスワードを入力するといつもと同じ画面になります。
※ＩＥ5.0になっていない場合は若干手順が異なる場合もあります。

このパスワードは一度入力すると電源を切るまで、そのままになっていますので、もし、席を立つ場合には、
ファイル→ユーザーの変更→現在のユーザーからログオフします。
で、パスワード入力前の状態になります。

また、1台で2人以上のメールを管理する場合は、上記手順の２のところで追加を選んでユーザーを追加してください。
あとの手順は一緒です。


もうひとつ別な方法で自分のＰＣを守る方法があります。
スクリーンセーバーにパスワードの設定をするのです。
１．画面のプロパティでスクリーンセーバーを開く。
２．「パスワードによる保護」にチェックして設定をする。
３．待ち時間でスクリーンセーバーが起動する時間を調整する。

ちなみに筆者は上記の両方をやっています。

しかし、これで絶対大丈夫ということではありません。
ＰＣに詳しい人は、そんなパスワードなどものともせず、情報を盗んでいくのでしょう。
筆者はわかりませんが・・・・

どうしても心配な場合は、専用ソフトを使うか、ＰＣを使わないことかな・・・・

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a　初歩の歩

普段、普通にパソコンやメールを利用していると、自分ではもう当たり前になっていて、他の人に説明している場合があります。

メールを出すには「宛先」が必要で、その「宛先」のことをメールアドレスとか言ったりします。
そのアドレスを宛先欄に入力する訳ですが、当社のアドレスは一定のルールで制定されています。

例えば、「遠藤　豊」であれば

y_endo(ワイ　アンダーバー　イーエヌディーオー）

の後に　@katogumi.com　を続けるように入力します。

問題は「　_　」（アンダーバー）です。
普段、ワープロで使用することはほとんどないので、キーボードのどこを打てば出てくるのかがわからない・・・・
実を言うと筆者もずーっと知りませんでした、(^^ゞ

アンダーバーを入力する場合は

Ｓｈｉｆｔ　+　ろ　で表示されます。（キーボード右下の方）

友人にアドレスを教える場合に「-（ハイフン）」と間違えないように教えてあげてください。

これと一緒で入力の仕方がわからないのが「~」。
これ実は「チルダ」と読みます。
当社では使うことはないですが、インターネットのホームページのアドレス（正しくはＵＲＬ）に使われることが多いです。

これは

Ｓｈｉｆｔ　+　へ　です。（キーボード右上の　へ）

「_」も「~」も半角で使用してください。
（全角になっていたら「Ｆ８」を押すと半角になったりします。）


それから、メールは読めても返事の出し方がよくわからない・・・

メールを送るには大きく分けて以下の２つの手順があります。

「返信」：届いたメールに返事を送る場合
「新規作成」：新たに宛先を決めて送る場合

まず、「返信」のやり方

１．届いたメールを受信トレイを開いて見ます。
２．返事を出したい相手のメールを選択します。
３．メニューボタンから「送信者へ」ボタンを押します。
　　この時点で宛先に送信者のアドレスが入力された状態になったウィンドウが開きます。
４．件名にタイトルを入れて、下の白い部分に本文を書きます。
５．書き終わったら、「送信」ボタンを押します。
６．送信済みになったメールは「送信済みアイテム」フォルダで確認することができます。


次は「新規作成」のやり方

１．メニューボタンの「新規作成」を押します。
２．「返信」の３．と同じ画面が開きますが、宛先は入力されていません。
　　「宛先」に相手のアドレスを入力します。（半角英数字）
　　アドレス帳に登録されている場合は、「宛先」という文字をクリックするとアドレス帳が開きます。
　　アドレス帳については「メールのツボ��7」を参照してください。
３．あとは「返信」の手順と一緒です。

一番、最初は送りたい相手に電話をしておいて、届いたかどうか確認してもいいでしょう。
その他は「メールのツボ」を読んで、マナーを守ってメールを送りましょう。

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b　ＣＣとＢＣＣって何に使うの？

さて、メールを送る作成ウィンドウの「宛先」の下に「ＣＣ」というのがあり「なんだろう？」と思っている人もいるのではないかと思います。
さらにその「ＣＣ」をクリックすると、「ＣＣ」の下に「ＢＣＣ」というのまで現れます。
それぞれ以下のように読みます。

ＣＣ：カーボン・コピー（伝票の複写のようなイメージです）

ＢＣＣ：ブラインド・カーボン・コピー

たとえば、社内のお知らせを送りたいとします。
それは、ある特定の組織内に送るもので内容は全く同じです。
そういう場合に、「ＣＣ」に、「宛先」にいれるのと同じようにその組織のメンバーのアドレスを追加して送信します。
メールを受信した人は、そのメールが一体自分以外の誰に送られたのかが分かるようになって届きます。

これと違い、住所の変更の案内を送りたいとします。
この場合、社内の人だけとは限りませんし、自分の交友関係を知られたくない場合もあります。
そういうときに「ＢＣＣ」に送りたい人のアドレスを入れるて送信します。
メールを受信した人は、自分以外に誰に送られたのかは知ることはできません。

ちなみに前回までの「メールのツボ」は「ＢＣＣ」で送信してあります。
今回は受信可能な人はこれだけですということを知らせる意味もあり「ＣＣ」にして送ってあります。

さらに便利な使い方は、アドレス帳に「グループ」の設定をしておけば、もし決まったメンバーに送るのだとすれば、いちいち一人ずつ追加しなくても、そのグループ名を追加すれば宛先の設定は完了です。

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c　ファイルの保存、その他

多くの人がパソコンを使う目的としてワープロ文書、表計算などのソフトを使う訳ですが、その結果ファイルが作成されます。
最初のウチは少ししかないファイルも、利用頻度が高まるにつれてどんどん多くなってどこに何があるのか探すのが大変になってきます。

そのファイルの保存のコツが以下の手順です。

１．作ったファイルは必ず「My Documents」の中に保存する。
※誰が使っても作成ファイルがある場所を決めておくと、万が一　の時にあわてなくて済みます。但し、ハードディスクが複数ある　場合は別です。その場合は「Windows」というフォルダがないドライブに保存するとよいでしょう。

２．「My Documents」の中にファイルが増えてきたら、同じ目的で作成したものを、新しいフォルダを作りそこにまとめます。
※新規フォルダの作り方：白い部分で右クリックして出したメニューの中から「新規作成」→「フォルダ」を選びます。「新しいフォルダ」が作成されるので「名前の変更」をして完了です。

３．新しく作成したフォルダの中がまたファイルで一杯になったら同様に新しいフォルダを作りその中にまとめます。その繰り返しです。

筆者は同じ目的のファイルが5、6個か出来てしまうとすぐフォルダを作ってまとめてしまいます。
ちなみに「My Documents」を開いたら、フォルダが並んでいるだけの状態です。

よくデスクトップの上がファイルだらけで、背景が見えないくらいになっているパソコンを見かけますが、これもあまり好ましくありません。
デスクトップ上にはオリジナルのフォルダはおかず、置く場合はよく使うフォルダのショートカットを作って置いておきましょう。

多くても３列以上にするのはどうかと思います。
ちなみに筆者は1列半で１５個のアイコンが表示されています。

上記の話がよくわからない人のために・・・

「フォルダ」って何だ？
フォルダというのは、黄色くて四角いアイコンのことです。
書類をまとめてしまっておくフォルダと同じ意味です。

保存する場所ってどうやって決めるの？
メニューの「名前をつけて保存」というところで保存先を決めることができます。
作成してから移動しても構いません。

「デスクトップ」って何よ？
電源を入れて使える状態になっている画面のことをいいます。

「ショートカット」がわからない？
これは「どこでもドア」というか「4次元ポケット」のようなもので、どんなに奥にしまっておいたファイルやフォルダも、そのショートカットを作っておくとすぐ開けるというすぐれものです。
作り方は
(1)作りたいアイコンを選び（青くして）、
(2)右クリックしてメニューの中から「ショートカットの作成」を選びます。
(3)「ペケペケのショートカット」という左下に斜め上向きの矢印がついたアイコンが作成されます。これが「ショートカット」です。

その他、聞くと恥ずかしいなと思うことで構いませんので、わからないことがありましたらメールで質問を送ってください。
出来る限り調べてお答えします。

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